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更简便的钩锥直角装订法

2021-10-13 19:13庞雪芹
档案管理 2021年5期

庞雪芹

摘? 要:针对《纸质归档文件装订规范》(DA/T 69—2018)中直角装订穿线方式存在操作繁琐、档案易松动脱落等问题,在长期的实践基础上探索总结了“钩锥直角装订法”,通过使用钩锥穿线改变穿线方式、减少穿孔次数,达到操作便捷、节省时间、装订牢固的目的。

关键词:直角装订;穿线方法;穿孔次数;方便打结;钩锥

Abstract: In view of the problems existing in the right angle binding threading mode in the "Specification for binding of paper filing documents" (DA / T 69-2018), such as cumbersome operation and easy loosening and falling off of files, this paper explores and summarizes the "hook cone right angle binding method" on the basis of long-term practice, and achieves the purpose of convenient operation, saving time and firm binding by using hook cone threading to change the threading mode and reduce the number of perforation.

Keywords: Right angle binding; Threading method; Perforation times; Easy to knot; Hook cone

2015年10月25日,国家档案局发布了《中华人民共和国档案行业标准》(DA/T 22—2015),以此代替2000版標准,并于2016年6月1日起实行,其中新增的内容包括在档案页数较少时,使用直角装订或缝纫机轧边装订。

2018年国家档案局发布的《纸质归档文件装订规范》(DA/T69—2018)沿用了此种直角装订穿线方式,增加了打结与不打结可根据实际情况而定;但穿线的方式并未做改动。

1 钩锥直角装订法

在归纳总结实践工作经验的基础上,针对原有直角装订穿线方法存在的操作繁琐、档案易松动脱落等问题,经探索总结出了钩锥直角装订法。具体操作方法及步骤如下:主要工具(钩锥):材质:不锈钢,长度:150mm,钩针:70mm,钩针直径:15mm。[1]

第一步:自归档文件正面左上角长、宽各2cm 处(以不损害文件内容为目的)用钩锥带线穿过,将线头留在背面不穿过。

第二步:用手将线圈一头的线拉入更长一段(以能套至文件背面为止)。

第三步:翻转文件至背面,将线头穿入圈中并拉紧。

第四步:在文件背面打结,剪掉多余线头即可。

2 钩锥直角装订法的优点

此新方法与《纸质归档文件装订规范》DA/T69—2018中直角装订方法最终所达到的视觉效果相似,但相比于原有实践操作主要有以下优点:

2.1 使用工具更便捷。在档案工作人员装订归档档案时,由于缝线针细小,遇到5页以上的档案时还需要分开穿孔,再合在一起装订。孔的位置在这个过程中前后容易造成偏差,不仅不易穿孔且因为工具较小极易伤手;无形中增加了档案工作人员的负担。[2]

钩锥直角装订法使用的穿线工具是钩锥,其手柄较大,与手的物理接触面积大,一是保护档案工作人员使用安全;二是钩锥更方便用力,能一次穿孔。最大的优势在于不用每次穿针,直接将线钩于钩锥的凹槽即可,极大地节约了装订档案的时间,可操作性强。

2.2 穿孔次数减少。在不打结的情况下,原有的直角装订穿线方式至少需在同一孔中针线穿过三次。使用缝线针的原本目的在于缩小档案的穿孔面积以保护档案,但在实际操作中并不能达到这样的效果。再者,由于穿线方式线圈缠绕方式不便于再次调节,穿孔前需要预估用线长度;若中途需要调整用线会由于拉扯在不同程度上造成归档文件破损。[3]

可以看到,钩锥直角装订法仅需穿孔一次。同时,初次的穿孔用线长度不合适也方便再次调节,不用预估用线;且新的穿线方式由于线圈缠绕方式简单,调整用线时不会因拉扯造成档案破损。

2.3 更方便打结。反复的实践经验中发现,在直角装订时如果不打结,档案极易散落,造成档案混乱、拉扯、夹杂等一系列不利于档案保存的后果。原有的直角装订方法,线的首尾不在同一侧,需要再在穿孔处绕圈并穿线到另一面才能打结,操作较为繁琐。同时,所形成的打结疙瘩偏大,容易因为线圈疙瘩堆叠造成左上角高出档案平面很多的情况。如果打结的线圈疙瘩较大,同高度的档案盒能存放的档案件数就减少,导致档案库房资源浪费。

钩锥直角装订法穿线方法的线首尾在同一侧,可直接打结;打结在档案背面,保持档案的美观。并且所形成的打结疙瘩更小,不容易因为线圈疙瘩堆叠造成左上角高出档案平面很多的情况,同高度的档案盒能存放的档案件数更多,节约档案库房资源。[4]

3 总结

原有的直角装订穿线方法因缝线针打孔不方便、反复穿孔、估算用线等操作过程繁琐导致效率较低;钩锥直角装订法穿线缠绕方式简单,易于调节用线长度,方便打结,单次装订的时间节约三分之一以上,且操作性更加安全可靠。2016年以来,钩锥直角装订法在四川省内多家机关、团体、企事业单位的档案室得到广泛应用,效果颇佳,深受档案工作人员的一致认可。

参考文献:

[1]《归档文件整理规则》中华人民共和国档案行业标准DA/T 22—2000.

[2]《归档文件整理规则》中华人民共和国档案行业标准DA/T 22—2015.

[3]《纸质归档文件装订规范》中华人民共和国档案行业标准DA/T69—2018.

[4]付朝晖,胡泊漘.实用的归档文件装订方法:包角装订法[J].中国档案,2018(03):65.

(编辑单位:武汉科技大学档案馆 来稿日期:2021-05-13)

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